Czy zdarza Ci się codziennie wielokrotnie pisać te same powitania, prośby o chwilę cierpliwości lub standardowe pożegnania? Jeśli tak, to wiesz, jak bardzo potrafi to spowolnić obsługę klienta. Szablony odpowiedzi to rozwiązanie, które zaoszczędzi Twój czas i zapewni spójny, profesjonalny ton komunikacji w całym zespole.
Jak znaleźć i tworzyć szablony?
Zarządzanie szablonami jest intuicyjne:
- Kliknij ikonę czterech kropek w górnym menu.
- Przejdź do sekcji Webchat.
- Wybierz Szablony.
W tym panelu możesz dodawać nowe zwroty, edytować istniejące oraz zarządzać ich aktywnością. Aby stworzyć nowy szablon, wystarczy wpisać:
Nazwa
Nazwa szablonu widoczna na liście szablonów.
Aktywny
Włącza lub wyłącza szablon. Nieaktywne szablony nie pojawiają się na liście podczas rozmowy.
Treść szablonu
Tekst odpowiedzi wstawiany do okna czatu.
Użytkownik
Konsultant, dla którego przeznaczony jest szablon. Puste = szablon dostępny dla wszystkich.
Dlaczego warto korzystać z szablonów?
- Oszczędność czasu: Zamiast pisać od zera, wysyłasz gotową wiadomość jednym kliknięciem.
- Profesjonalizm i spójność: Każdy klient otrzymuje tak samo uprzejmą wiadomość, niezależnie od tego, który operator prowadzi rozmowę.
- Zero błędów: Masz pewność, że przygotowane wcześniej treści są poprawne pod względem językowym.
Jak używać szablonów w trakcie rozmowy?
Nie musisz kopiować i wklejać tekstu. Gdy prowadzisz rozmowę z klientem na czacie, w prawym dolnym rogu okna czatu znajdziesz ikonę umożliwiającą szybki dostęp do Twojej bazy zapisanych szablonów. Wystarczy ją kliknąć, wybrać odpowiednią frazę i gotowe!
Wskazówka: Przygotuj sobie szablony do najczęściej zadawanych pytań (tzw. FAQ). Zobaczysz, że dzięki temu obsługa nawet najbardziej wymagającego klienta stanie się znacznie płynniejsza.