W Sugesterze możesz tworzyć własne foldery, aby lepiej kategoryzować przychodzące wiadomości (np. według typów zgłoszeń czy konkretnych klientów). Foldery pomagają utrzymać porządek w głównym Inboxie i ułatwiają współpracę zespołową.
Gdzie znaleźć Foldery?
Dostęp do folderów oraz ich konfiguracji uzyskasz na dwa sposoby:
- Z paska bocznego: W module Mail, po lewej stronie pod głównymi skrzynkami, znajduje się sekcja Foldery. Możesz ją rozwinąć, aby zobaczyć wszystkie swoje foldery.
- Z menu modułów: Kliknij ikonę czterech kropek w prawym górnym rogu, a następnie w sekcji Mail wybierz bezpośrednio odnośnik Foldery.
Jak utworzyć i skonfigurować nowy folder?
Aby dodać nowy folder do swojej skrzynki:
- Przejdź do listy folderów (4 kropki -> Mail -> Foldery).
- Kliknij przycisk Utwórz folder w lewym lub prawym górnym rogu.
- Wypełnij formularz dodawania:
- Nazwa: Wpisz nazwę folderu (np. “Reklamacje” lub “Zamówienia”).
- Opis: Możesz dodać krótką informację o przeznaczeniu folderu.
- Odpowiedzialny: Wskaż konkretnego pracownika, do którego domyślnie mają być przypisywane maile trafiające do tego folderu.
- Dział: Możesz ograniczyć widoczność folderu tylko dla wybranych grup pracowników.
- Ukryty: Zaznacz, jeśli folder ma być widoczny tylko dla osób z uprawnieniami administratora.
Praca z folderami:
- Automatyzacja (Filtry): Najskuteczniejszym sposobem jest ustawienie Filtrów, które automatycznie posegregują wiadomości (np. wszystkie maile z słowem “faktura” w temacie trafią od razu do folderu “Księgowość”).
- Ręczne przenoszenie: Możesz użyć opcji “Przenieś do” podczas przeglądania maila (wystarczy, że zaznaczysz mail i na górnej belce wybierzesz folder)
- Widoczność: Na liście folderów widzisz liczbę nieprzeczytanych wiadomości oraz osobę odpowiedzialną za dany obszar.
- Wskazówka: Jeśli korzystasz z folderów do obsługi konkretnych procesów, warto w ustawieniach folderu przypisać stałą osobę odpowiedzialną. Dzięki temu każdy mail, który tam trafi, od razu pojawi się w Inboxie właściwego pracownika.