Wielu użytkowników zastanawia się: „Po co mam dodawać osobne kontakty, skoro mam już kartę klienta?”. To zrozumiałe – na pierwszy rzut oka wygląda to na dublowanie pracy. W rzeczywistości to jednak klucz do utrzymania porządku w komunikacji.
Czym jest Klient, a czym Kontakt?
Wyobraź sobie Klienta jako Twojego głównego partnera biznesowego – np. firmę „X.”. To „pudełko”, w którym zbierasz wszystkie ogólne dane o firmie, historię maili, notatki czy projekty.
Kontakt natomiast to konkretna osoba (lub kanał komunikacji), która „należy” do tego klienta. Może to być:
- Pani księgowa, z którą ustalasz szczegóły faktur.
- Programista, który zgłasza błędy.
- Osobny adres e-mail (np.
faktury@firmax.pl), na który wysyłasz dokumenty.
Dzięki rozdzieleniu tych pojęć, w historii jednego klienta widzisz wszystkie wiadomości i telefony od różnych osób, co daje Ci pełny obraz współpracy z daną firmą.Jak dodawać i zarządzać kontaktami?Dostęp do bazy kontaktów znajdziesz w menu głównym:
- Kliknij ikonę czterech kropek w prawym górnym rogu ekranu.
- Przejdź do sekcji CRM.
- Wybierz Kontakty.
Możesz też dodać kontakt bezpośrednio z poziomu karty klienta, klikając przycisk „+” w sekcji „Kontakty”.
Jak wygląda karta kontaktu?
Każdy kontakt posiada swoją własną kartę, która pozwala na precyzyjne przypisanie informacji. Oto pola, które znajdziesz w formularzu:
Nazwa
imię i nazwisko osoby lub nazwa działu (np. „Marek Nowak” lub „Biuro Obsługi”)
Zdjęcie
umożliwia dodanie zdjęcia kontaktu w celu łatwiejszej identyfikacji
Opis
miejsce na dodatkowe informacje, które warto mieć pod ręką
Imię
imię osoby kontaktowej
Nazwisko
nazwisko osoby kontaktowej
Nazwa skrócona
skrótowa nazwa kontaktu
E-mail adres
e-mail osoby kontaktowej
Telefon
telefon osoby kontaktowej
Drugi numer
drugi numer osoby kontaktowej
Stanowisko
funkcja lub rola pełniona przez kontakt w organizacji
Ulica
ulica i numer adresu kontaktu
Kod pocztowy
kod pocztowy przypisany do adresu
Miasto
miasto adresowe kontaktu
Kraj
państwo przypisane do adresu kontaktu
WWW
adres strony internetowej kontaktu
PESEL
numer identyfikacyjny osoby kontaktowej
Notatka
pole do zapisywania wewnętrznych informacji i ustaleń dotyczących kontaktu
Status
określa aktualny status kontaktu w systemie
Osoba odpowiedzialna
użytkownik systemu przypisany jako opiekun kontaktu
Klient
to najważniejsze pole! Tutaj przypisujesz kontakt do konkretnej firmy (Klienta)
ID zewnętrzne
identyfikator kontaktu w innym systemie
Dlaczego to działa?
Zamiast szukać w mailach informacji, kto dokładnie z danej firmy do Ciebie pisze, wchodzisz na kartę klienta i widzisz listę wszystkich przypisanych kontaktów. To ogromna oszczędność czasu i koniec z pytaniami w stylu: „A do kogo ja właściwie wysyłam ten dokument?”.
Wskazówka: Staraj się, by każdą nową osobę (lub nowy adres e-mail) od razu zapisywać jako osobny kontakt przypisany do klienta. Dzięki temu, gdy ta osoba do Ciebie napisze, Sugester od razu „rozpozna”, że to pracownik Twojego klienta, a historia Waszej korespondencji będzie czytelna i uporządkowana.