W systemie Sugester standardowo wiadomości są widoczne dla osób posiadających uprawnienia do danej skrzynki lub działu. Istnieją jednak sytuacje, w których treść korespondencji powinna pozostać poufna (np. rekrutacje, sprawy kadrowe czy korespondencja zarządu). Możesz to zapewnić na dwa sposoby: konfigurując całą skrzynkę jako prywatną lub oznaczając pojedyncze maile.
1. Skrzynka prywatna
Skrzynkę prywatną ustawia się na poziomie jej edycji. Po aktywacji tej opcji, dostęp do wiadomości będą mieli wyłącznie jej właściciel (osoba odpowiedzialna za skrzynkę) oraz Właściciel konta. Pozostali użytkownicy nie zobaczą listy maili ani ich treści.
Jak ustawić skrzynkę jako prywatną?
- Wejdź w Menu (cztery kropki) -> Mail -> Skrzynki E-mail.
- Kliknij w edycję wybranej skrzynki.
- W sekcji “Skrzynka pocztowa” odszukaj przełącznik Prywatna.
- Przesuń suwak na pozycję aktywną (niebieską) i kliknij Zapisz.
2. Oznaczanie pojedynczych maili jako prywatne [priv]
Nawet jeśli korzystasz ze wspólnej, ogólnodostępnej skrzynki firmowej, możesz sprawić, że konkretna wiadomość będzie poufna. Służy do tego znacznik [priv].
-
Jak to działa? Wystarczy, że w temacie wiadomości (na początku, w środku lub na końcu) dopiszesz frazę
[priv]. - Widoczność: Tak oznaczona wiadomość staje się dostępna wyłącznie dla nadawcy oraz odbiorcy. Inni pracownicy, nawet jeśli mają dostęp do tej samej skrzynki, nie będą mogli podejrzeć treści maila.
- Bezpieczeństwo w wyszukiwarce: Tytuły maili oznaczonych jako prywatne są automatycznie wyłączone z wyników wyszukiwania dla osób nieuprawnionych. Gwarantuje to, że nawet przypadkowe wyszukanie frazy zawartej w temacie nie zdradzi treści poufnej korespondencji.
3. Uprawnienia i dostęp do maili prywatnych
Dostęp do korespondencji oznaczonej jako prywatna oraz do całych skrzynek prywatnych nie jest przyznawany na stałe wszystkim – można nim precyzyjnie zarządzać.
- Domyślny dostęp: Zawsze posiada go Właściciel Konta (Główny Administrator). Ma on wgląd w każdą wiadomość w systemie, niezależnie od jej statusu prywatności.
-
Zarządzanie przez Role: Jeśli chcesz przyznać dostęp do maili prywatnych innym osobom (np. z-cy dyrektora lub audytorowi), możesz to skonfigurować w sekcji Role.
- Przejdź do: Cztery kropki -> sekcja Konto -> Role.
- Edytuj wybraną rolę .
- W sekcji uprawnień dotyczących poczty odszukaj opcję Dostęp do maili prywatnych.
- Po zaznaczeniu tej opcji, każdy użytkownik przypisany do tej roli będzie widział treści oznaczone tagiem
[priv].
Wskazówka: Zachowaj szczególną ostrożność przy nadawaniu tego uprawnienia. Zalecamy ograniczanie go wyłącznie do osób, które faktycznie muszą sprawować nadzór nad poufną dokumentacją w firmie.
4. Jak rozpoznać maila prywatnego na liście?
Na liście wszystkich wiadomości mail oznaczony jako prywatny jest widoczny tylko dla osób zaangażowanych w rozmowę.
Ważne: Jeśli jako osoba nieuprawniona spróbujesz wejść w bezpośredni link do maila prywatnego lub skrzynki prywatnej, system wyświetli komunikat o braku uprawnień.
Kiedy warto stosować te rozwiązania?
- [priv] w temacie: Idealne przy przesyłaniu dokumentów wrażliwych (np. CV nowego pracownika, skany umów) na ogólny adres biurowy.
- Skrzynka prywatna: Rekomendowana dla działów HR, Księgowości oraz Zarządu, gdzie większość korespondencji z założenia nie powinna być publiczna dla reszty zespołu.