Jak dodać i skonfigurować skrzynkę e-mail ?

Integracja poczty elektronicznej z systemem CRM to kluczowy krok w stronę uporządkowanej komunikacji z klientem. Zamiast przełączać się między kartami przeglądarki, możesz zarządzać całą korespondencją w jednym miejscu. W tym artykule przeprowadzimy Cię przez proces dodawania nowej skrzynki w systemie Sugester i wyjaśnimy, jak zarządzać przypisywaniem wiadomości.

Krok 1: Gdzie znaleźć ustawienia skrzynek?

Aby rozpocząć, po zalogowaniu do systemu kliknij Cztery kropki, a następnie wybierz z sekcji Mail pozycję Skrzynki E-mail.

W widoku listy skrzynek zobaczysz zakładkę „Twoje skrzynki”. Jest to Twoje centrum dowodzenia – lista wszystkich adresów, z których możesz wysyłać wiadomości bezpośrednio z poziomu CRM.

Krok 2: Dodawanie nowej skrzynki

Kliknij przycisk + Skrzynka, aby otworzyć formularz dodawania. W sekcji podstawowej musisz uzupełnić:

• E-mail: wpisz prefix oraz wybierz domenę (np. biuro@twojadomena.pl).
• Nazwa: to nazwa wewnętrzna, która pomoże Ci zidentyfikować skrzynkę na liście (np. „Biuro Obsługi Klienta”).

  Krok 3: Zarządzanie ruchem wiadomości – pole „Odpowiedzialny”

  To jedno z najważniejszych ustawień w systemie, które decyduje o tym, gdzie trafi przychodząca wiadomość. Masz tutaj dwie główne drogi:

  1. Pozostawienie pola „Odpowiedzialny” pustego (Skrzynka ogólna)

  Jeśli nie wybierzesz konkretnego użytkownika w tym polu, wszystkie nowe e-maile trafią do ogólnodostępnego folderu „Do przydzielenia”.

• Zastosowanie: Idealne dla adresów typu info@ lub biuro@, gdzie nad przychodzącymi zapytaniami czuwa cały zespół. Każdy wolny pracownik może wtedy „podjąć” wiadomość i przypisać ją do siebie.

  2. Wybór konkretnego użytkownika (Skrzynka imienna)

  Jeśli w polu „Odpowiedzialny” wybierzesz konkretnego pracownika, każda nowa wiadomość trafi bezpośrednio do jego indywidualnego inboxa.

• Zastosowanie: Najlepsze dla skrzynek osobistych (np. j.kowalski@firma.pl). Dzięki temu pracownik widzi swoje zadania od razu po zalogowaniu, bez konieczności szukania ich w folderze ogólnym.

  Krok 4: Opcje dodatkowe i personalizacja

  Rozwijając sekcję „Pokaż opcje dodatkowe”, zyskujesz dostęp do funkcji, które profesjonalizują Twoją komunikację:

• Stopka: Miejsce na Twój podpis, dane kontaktowe i logo firmy. Będzie ona automatycznie dodawana do każdego wysyłanego e-maila.
• Autorespander: Możesz ustawić automatyczną odpowiedź (np. informację o otrzymaniu zapytania lub o urlopie).
• Przekierowanie i dostęp: Tutaj zdecydujesz, czy skrzynka ma być powiązana z konkretnym działem w firmie i ustawisz przekierowanie poczty do Sugestera.

  Podsumowanie

  Prawidłowa konfiguracja skrzynek to nie tylko kwestia techniczna, ale przede wszystkim organizacyjna. Decydując, czy e-maile mają trafiać do wspólnego worka „Do przydzielenia”, czy prosto do inboxa konkretnej osoby, projektujesz proces obsługi klienta w swojej firmie.
  Pamiętaj, aby po wprowadzeniu wszystkich danych kliknąć niebieski przycisk Zapisz, aby aktywować nową skrzynkę w systemie.