Filtry wiadomości e-mail – automatyzacja Twojej skrzynki

Masz dość ręcznego przenoszenia faktur do odpowiedniego folderu lub przypisywania maili od konkretnych klientów do właściwych pracowników? Filtry w Sugesterze to inteligentne reguły, które wykonają te powtarzalne czynności automatycznie w momencie wpłynięcia wiadomości do systemu.

Gdzie znaleźć ustawienia filtrów?

Dostęp do zarządzania filtrami uzyskasz przechodząc przez menu główne:

1. Kliknij ikonę aplikacji (cztery kropki) w prawym górnym rogu.
2. W sekcji Mail wybierz pozycję Filtry.

1. Zobaczysz listę wszystkich skonfigurowanych reguł, ich priorytety oraz akcje, jakie wykonują.

   Jak utworzyć nowy filtr?

   Aby dodać nową regułę, kliknij niebieski przycisk Utwórz filtr po lewej stronie lub ikonę plusa nad listą. Formularz tworzenia filtra dzieli się na dwie części: Warunki (kiedy filtr ma zadziałać) oraz Akcje (co ma zrobić).

   1. Ustawianie warunków (Kiedy?)

   Możesz określić, jakie cechy musi mieć e-mail, aby filtr go “wyłapał”:

   • Domena lub Email nadawcy: np. wszystkie maile z @firma.pl.
   • Skrzynka odbiorcza: filtr może działać tylko na wybranym adresie e-mail.
   • Tytuł emaila: system może szukać konkretnych słów, np. “Faktura” lub “Pilne”.
   • Oryginalny odpowiedzialny: możesz filtrować maile, które domyślnie trafiają do konkretnego pracownika.

2. Ustawianie akcji (Co system ma zrobić?)

Gdy wiadomość spełni warunki, Sugester może automatycznie:

• Zmienić priorytet: nadać mailowi gwiazdkę.
• Przypisać do pracownika: pole Nowy odpowiedzialny skieruje maila prosto do wybranej osoby.
• Przenieść do folderu: pole Nowy folder posegreguje pocztę (np. do folderu “Zamówienia”).
• Przekierować: wysłać kopię na inny adres e-mail.
• Zarchiwizować lub usunąć: automatycznie przenieść wiadomość do kosza lub archiwum.

Dlaczego warto korzystać z filtrów?

• Oszczędność czasu: System wykonuje powtarzalne operacje w ułamku sekundy po otrzymaniu wiadomości.
• Porządek w Inboxie: Twoja główna skrzynka odbiorcza staje się czystsza, a ważne wiadomości od razu trafiają tam, gdzie ich miejsce.
• Błyskawiczna reakcja: Dzięki automatycznemu przypisywaniu osób odpowiedzialnych (np. mail od klienta VIP trafia od razu do dedykowanego opiekuna), czas odpowiedzi znacząco się skraca.

Wskazówka dotycząca priorytetów: Zwróć uwagę na pole Priorytet filtra. Jeśli na jedną wiadomość może zadziałać kilka filtrów, system wykona najpierw ten z najwyższą wartością (np. filtr o priorytecie 3.0 zostanie wykonany przed filtrem 1.0).