Moduł Mail – zarządzanie wiadomościami email

Moduł Maile

W module E-Mail przechodzimy do obszaru związanego z zarządzaniem wiadomościami, skrzynkami mailowymi, szablonami maili, folderami oraz filtrami wiadomości. Dzięki temu wszystkie wiadomości mailowe, jakie trafiają do firmy, są kierowane do odpowiednich osób lub zespołów i przypisywane do danego klienta. Moduł ten ułatwia organizację komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, dzięki czemu proces obsługi klienta staje się bardziej przejrzysty i efektywny.

W module Mail zarządzamy poszczególnymi elementami:

E-mail

Opcje związane z odbieraniem, wysyłaniem i oznaczaniem wiadomości przychodzących bezpośrednio do danego pracownika lub do grupy osób zajmujących się tym samym zagadnieniem. Dzięki integracji z CRM, każda wiadomość może być przypisana do odpowiedniego klienta, co ułatwia śledzenie historii komunikacji.

Widoki skrzynki

System oferuje kilka predefiniowanych widoków ułatwiających organizację pracy:

• Inbox (Skrzynka odbiorcza) – wiadomości przypisane do Ciebie, nieozarciwizowane
• Nieprzypisane – wiadomości bez osoby odpowiedzialnej, czekające na przydzielenie
• Wysłane – wiadomości wysłane przez Ciebie
• Robocze – zapisane szkice wiadomości (autosave przy każdej zmianie)
• Odłożone (Snoozed) – wiadomości odłożone na później
• Zaplanowane – wiadomości zaplanowane do wysłania w przyszłości
• Spam – wiadomości oznaczone jako spam
• Usunięte – wiadomości w koszu (możliwość przywrócenia)
• Archiwum – zarchiwizowane wiadomości

Akcje na wiadomościach

Na pojedynczych wiadomościach lub zaznaczonych grupach można wykonać następujące akcje:

• Przypisz – przypisanie do użytkownika, grupy lub zespołu
• Archiwizuj / Przywróć – przeniesienie do archiwum lub przywrócenie
• Oznacz jako spam / Nie spam – automatycznie tworzy filtr blokujący nadawcę
• Usuń / Przywróć – przeniesienie do kosza (soft delete) z możliwością odzyskania
• Przeczytane / Nieprzeczytane – zmiana statusu odczytania
• Przenieś do folderu – organizacja w niestandardowych folderach
• Zmień status – przypisanie statusu (np. "Do odpowiedzi", "Oczekuje")
• Dodaj tag – etykietowanie wiadomości
• Zmień priorytet – ustawienie ważności wiadomości
• Zmień klienta – przypisanie do innego kontaktu/firmy w CRM

Wskazówka: Zaznacz wiele wiadomości checkboxami, aby wykonać akcję masową na wszystkich naraz.

Odkładanie na później (Snooze)

Funkcja Snooze pozwala odłożyć wiadomość na określony czas. Email znika z głównego widoku i pojawia się ponownie w wybranym momencie – np. za godzinę, jutro rano, za tydzień.

Jest to przydatne gdy: otrzymujesz wiadomość, na którą nie możesz teraz odpowiedzieć, chcesz przypomnieć sobie o sprawie w konkretnym terminie, lub potrzebujesz "wyczyścić" inbox bez archiwizowania ważnych spraw.

Wątki emaili

System automatycznie grupuje powiązane wiadomości w wątki (konwersacje). Dzięki temu cała historia wymiany maili z daną osobą jest widoczna w jednym miejscu.

• Odpowiedzi są automatycznie dołączane do wątku na podstawie nagłówków References/In-Reply-To
• Można oddzielić pojedynczą wiadomość z wątku (np. przenieść do spamu bez wpływu na resztę)
• Akcje "Usuń wątek" i "Przywróć wątek" działają na całą konwersację
• Licznik pokazuje ile wiadomości jest w wątku

Notatki wewnętrzne

Do każdego emaila można dodać notatki wewnętrzne – komentarze widoczne tylko dla zespołu, niewidoczne dla klienta.

Notatki są przydatne do: przekazywania informacji między pracownikami, dokumentowania ustaleń telefonicznych, dodawania kontekstu do sprawy. Obsługują formatowanie HTML i załączniki.

Skrzynki e-mailowe

Za pomocą opcji znajdujących się w skrzynkach mailowych możemy przypisać daną skrzynkę do osoby lub do grupy osób, które będą ją obsługiwać. W ramach skrzynki możemy zdefiniować również opis i stopkę, która będzie dodawana automatycznie podczas wysyłania wiadomości.

Każda skrzynka może mieć:

• Stopkę – automatycznie dodawana do wysyłanych wiadomości
• Autoresponder – automatyczna odpowiedź na przychodzące wiadomości
• Domyślnego odbiorcę – osobę lub zespół odpowiedzialny za nowe wiadomości
• Integrację z dostawcą – EmailLabs, SendGrid, Amazon SES lub własny SMTP

Szablony

W ramach usprawnienia odpowiadania na wiadomości dotyczących tego samego tematu lub pomagając nowym pracownikom w odpowiadaniu na otrzymane maile, dodaliśmy opcje tworzenia szablonów wiadomości mailowych. Szablony pozwalają na zachowanie spójności w komunikacji i oszczędzają czas podczas obsługi powtarzalnych zapytań.

Szablony obsługują zmienne Liquid – możesz wstawić imię klienta, numer sprawy, datę i inne dane, które zostaną automatycznie uzupełnione przy użyciu szablonu.

Foldery

Dzięki opcjom związanym z folderami możemy posegregować otrzymywane wiadomości według własnego uznania, sposobu pracy i branży. Foldery pozwalają na tworzenie struktury dostosowanej do indywidualnych potrzeb użytkownika, co zwiększa efektywność pracy. Moduł pozwala także na współdzielenie folderów w ramach zespołu, co wspiera współpracę między pracownikami.

Filtry

Za pomocą filtrów możemy określić warunki segregowania wiadomości mailowych, dzięki czemu ważne maile zostaną oznaczone w odpowiedni sposób, a treści niechciane trafią do spamu.

Filtry mogą automatycznie:

• Przypisywać wiadomości do konkretnej osoby lub zespołu
• Przenosić do wybranego folderu
• Oznaczać statusem lub tagiem
• Oznaczać jako spam (blokada nadawcy)
• Ustawiać priorytet

Filtry są sprawdzane na podstawie: adresu nadawcy, tematu, treści wiadomości, załączników.

Powiązania z CRM

Moduł Mail jest zintegrowany z CRM, co umożliwia:

• Automatyczne przypisywanie do klienta – system rozpoznaje adres email i łączy wiadomość z istniejącym kontaktem
• Historię komunikacji – wszystkie maile z danym klientem widoczne w jego karcie
• Powiązanie z zadaniami – możesz połączyć email z zadaniem w module Zadania
• Tworzenie zadań z emaila – szybkie utworzenie zadania na podstawie wiadomości

Zaplanowane wysyłanie

Możesz napisać wiadomość i zaplanować jej wysłanie na konkretny dzień i godzinę. Jest to przydatne gdy:

• Chcesz wysłać email w godzinach pracy odbiorcy (inna strefa czasowa)
• Przygotowujesz komunikację z wyprzedzeniem
• Chcesz uniknąć wysyłania maili w nocy

Zaplanowane wiadomości możesz edytować lub anulować do momentu wysłania.

Udostępnianie emaili

Możesz wygenerować publiczny link do wiadomości email, który możesz udostępnić osobom spoza systemu.

• Link jest ważny przez 7 dni
• Maksymalnie 100 otwarć na link
• Przydatne do udostępniania potwierdzeń, ustaleń lub załączników

Przydatne funkcje

Autouzupełnianie odbiorców

W trakcie pisania maila, w polu DO system szuka w kontaktach pasujące słowa w polach: email, nazwa, nazwa skrócona, imię, nazwisko, części emaila (podzielone na kropkach, myślnikach i @), numerze telefonu i nazwie klienta. System pokaże pasujące kontakty (do 30 rekordów) od tych, do których najczęściej piszemy maile.

Archiwizuj i następny

Przycisk "Archiwizuj i następny" pozwala szybko przetwarzać wiadomości – po zarchiwizowaniu system automatycznie otwiera kolejną wiadomość z inboxu.

Pobieranie załączników

Możesz pobrać wszystkie załączniki z wiadomości (lub całego wątku) jako jeden plik ZIP.

Drukowanie i PDF

Wiadomości można wydrukować lub wyeksportować do PDF – pojedynczo lub cały wątek.

Kod źródłowy (EML)

Dla zaawansowanych użytkowników dostępny jest podgląd surowego kodu źródłowego wiadomości (nagłówki, struktura MIME).

Śledzenie aktywności

System rejestruje historię zmian: kto przeczytał email, kto zmienił przypisanie, kto dodał notatkę. Historia jest dostępna w szczegółach wiadomości.