Moduł Baza Wiedzy – centrum pomocy i dokumentacji

Baza Wiedzy

Wprowadzenie

Baza Wiedzy to narzędzie, które umożliwia klientom szybkie i wygodne uzyskanie odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. Dzięki niej można w prosty sposób odnaleźć informacje o produktach lub usługach, eliminując konieczność kontaktu z obsługą.

Baza Wiedzy sprawdza się zarówno jako publiczne centrum pomocy dla klientów, jak i wewnętrzna dokumentacja dla zespołu.

Tworzenie wpisów

Każdy wpis w Bazie Wiedzy zawiera:

• Tytuł – nagłówek artykułu
• Treść – główna zawartość (tekst, obrazki, linki)
• Kategoria – przypisanie do sekcji tematycznej
• Tagi – słowa kluczowe ułatwiające wyszukiwanie
• Załączniki – pliki do pobrania

Edytory treści:

• Markdown (domyślny) – prosty format tekstowy z podglądem na żywo. Idealny dla dokumentacji technicznej.
• HTML – edytor wizualny (WYSIWYG) z formatowaniem. Lepszy dla treści marketingowych i bogatych graficznie.

Planowanie publikacji:

Możesz ustawić datę publikacji w przyszłości – wpis zostanie automatycznie opublikowany we wskazanym terminie. Przydatne przy planowaniu ogłoszeń i aktualizacji.

Kategorie

Kategorie pozwalają na podział treści według obszarów tematycznych, co ułatwia użytkownikom szybkie odnalezienie potrzebnych informacji.

• Hierarchia – kategorie główne i podkategorie (do 2 poziomów)
• Priorytet – ustalanie kolejności wyświetlania
• Obrazek – ikona lub zdjęcie kategorii
• Prywatność – kategoria prywatna automatycznie ukrywa wszystkie wpisy w niej

Wyszukiwanie

Baza Wiedzy posiada zaawansowaną wyszukiwarkę pełnotekstową:

• Wyszukiwanie po tytule, treści i tagach
• Filtrowanie po kategorii, autorze, dacie
• Sortowanie: po tytule, dacie, popularności, liczbie odsłon
• Wyniki uwzględniają uprawnienia użytkownika (prywatne wpisy)

Helplinki – kontekstowa pomoc w formularzach

Helplinki to małe ikony ? widoczne przy polach formularzy w Sugesterze. Po kliknięciu wyświetla się dymek z krótkim opisem pola, a strzałka na dole prowadzi do pełnego artykułu w Bazie Wiedzy.

Jak to działa?

1. Przy polu formularza pojawia się ikona ?
2. Kliknij ją — otworzy się dymek z opisem tego pola
3. Kliknij strzałkę ››› na dole dymka — przejdziesz do pełnego artykułu w Bazie Wiedzy, od razu do odpowiedniej sekcji

Gdzie znajdziesz helplinki?

Helplinki pojawiają się w formularzach najważniejszych modułów:

• CRM – kartoteka klienta (nazwa, email, telefon, NIP, status...)
• Zadania – formularz zadania
• Formularze – kreator formularzy
• VoIP – ustawienia telefonii
• WebChat – konfiguracja chatu

Zarządzanie helplinkami (dla administratorów)

Administratorzy widzą helplinki w trzech stanach:

• ● Niebieski – aktywny, z treścią (widoczny dla wszystkich)
• ● Czerwony – aktywny, ale bez treści (do uzupełnienia)
• ● Żółty – nieaktywny (ukryty dla zwykłych użytkowników)

Jak dodać treść do helplinka?

1. Przejdź do Baza Wiedzy → Helplinki
2. Znajdź helplink po kluczu (np. crm_client_name)
3. Kliknij Edycja i wypełnij:
   • Treść – krótki opis wyświetlany w dymku
   • Wpis – powiązany artykuł w Bazie Wiedzy
   • Sekcja – anchor do konkretnej sekcji (np. #nazwa-klienta)
   • Aktywny – zaznacz, aby helplink był widoczny

Automatyczne tworzenie: Helplinki są tworzone automatycznie (jako nieaktywne) przy pierwszym wyświetleniu strony z polem, które ma przypisany klucz helplinka. Administrator musi jedynie uzupełnić treść i aktywować.

Statystyki: Każdy helplink zlicza otwarcia (wyświetlenie dymku) i kliknięcia (przejście do artykułu). Pozwala to ustalić, które tematy wymagają lepszego wyjaśnienia.

Komentarze

Komentarze umożliwiają użytkownikom komentowanie artykułów, zadawanie pytań i dzielenie się wiedzą.

Moderacja komentarzy:

• Automatyczne zatwierdzanie – konfiguracja wg roli (wszyscy, zalogowani, tylko admini)
• Ręczna moderacja – zatwierdzanie, odrzucanie, usuwanie
• Zagnieżdżone odpowiedzi – odpowiedzi na komentarze
• Załączniki – pliki i obrazki w komentarzach

Statusy

Statusy pozwalają oznaczać wpisy specjalnymi etykietami:

• Nowość – nowe artykuły
• Ważne – istotne informacje
• Komunikat – ogłoszenia i zmiany
• Własne statusy – definiuj własne z kolorami i priorytetami

Statusy pomagają użytkownikom szybko zidentyfikować najbardziej aktualne i istotne treści.

Fora

Funkcja tworzenia Forum pozwala użytkownikom dzielić się swoimi pomysłami, potrzebami i opiniami.

• Dyskusje – tematy zakładane przez użytkowników
• Pomysły – propozycje ulepszeń produktu
• Głosowanie – rating postów (helpful/not helpful)
• Moderacja – kontrola treści przez administratorów

Fora są doskonałym narzędziem wspierającym rozwój produktów w oparciu o realne potrzeby klientów.

Własna domena

Baza Wiedzy może działać pod własną domeną Twojej firmy:

• help.twojafirma.pl – dedykowana subdomena
• twojafirma.pl/pomoc – jako sekcja głównej strony

Własna domena zwiększa profesjonalizm i zaufanie klientów.

SEO – optymalizacja dla wyszukiwarek

Każdy wpis można zoptymalizować pod kątem wyszukiwarek:

• Tytuł SEO – osobny tytuł dla Google (meta title)
• Opis SEO – opis wyświetlany w wynikach wyszukiwania (meta description)
• Przyjazny URL – automatycznie generowany z tytułu
• Sekcje (anchory) – nagłówki H2-H5 tworzą spis treści i bezpośrednie linki
• Sitemap XML – automatycznie generowana mapa strony

Prywatność i kontrola dostępu

Kontroluj kto może widzieć Twoją Bazę Wiedzy:

• Publiczna – dostępna dla wszystkich bez logowania
• Prywatna – tylko dla zalogowanych użytkowników z uprawnieniami
• Mieszana – część wpisów publicznych, część prywatnych

Prywatność można ustawić na poziomie całej bazy, kategorii lub pojedynczego wpisu.

Przydatne funkcje

Powiązane wpisy:

Możesz linkować artykuły między sobą, tworząc sieć powiązanych tematów. Ułatwia to nawigację i odkrywanie dodatkowych informacji.

Rating artykułów:

Użytkownicy mogą oceniać artykuły ("Czy ten artykuł był pomocny?"). Feedback pomaga identyfikować które treści wymagają poprawy.

Licznik odsłon:

System zlicza wyświetlenia każdego artykułu. Pozwala to analizować które tematy są najpopularniejsze.

Changelog:

Specjalny widget wyświetlający ostatnie zmiany i nowości. Oznacz wpisy jako "dla changelogu" aby pojawiły się w widgecie.