Czy zdarza Ci się, że w skrzynce odbiorczej Twojego zespołu panuje chaos, a maile od klientów giną w gąszczu wiadomości? Folder „Do przydzielenia” to dedykowana „poczekalnia” w module Mail, która powstała, aby rozwiązać ten problem. To narzędzie, które pozwala zespołowi sprawnie zarządzać przychodzącą korespondencją i przypisywać ją do odpowiednich osób.
Gdzie znaleźć ten folder?
Folder znajduje się w bocznym panelu nawigacyjnym modułu Mail.
- Kliknij ikonę czterech kropek w górnym menu systemu.
- Wybierz Mail.
- Na pasku bocznym po lewej stronie znajdziesz pozycję „Do przydzielenia”.
Jak działa folder „Do przydzielenia”?
Działanie tego folderu zależy od konfiguracji Twojej skrzynki e-mail. Wszystko opiera się na polu „Odpowiedzialny”, które znajdziesz w ustawieniach konkretnej skrzynki:
- Scenariusz 1: Masz ustawionego pracownika (pole „Odpowiedzialny” jest wypełnione). Jeśli w edycji skrzynki wskażesz konkretnego pracownika jako „Odpowiedzialnego”, system automatycznie przekierowuje każdą przychodzącą wiadomość bezpośrednio do jego prywatnego Inboxa.
- Scenariusz 2: Brak przypisanego pracownika (pole „Odpowiedzielny” jest puste). Jeśli pole to pozostanie puste, system nie wie, kto powinien zająć się wiadomością, więc automatycznie umieszcza ją w folderze „Do przydzielenia”. Dzięki temu wiadomość jest bezpieczna i widoczna dla całego zespołu, czekając na ręczne przypisanie do konkretnej osoby.
Proces pracy na folderze:
- Triage (selekcja): Osoba zarządzająca skrzynką lub pracownicy wchodzą do folderu „Do przydzielenia”, aby przejrzeć nowe wiadomości.
- Przypisanie: Pracownik, który przejmuje dany temat, przypisuje maila do siebie lub do odpowiedniej osoby w zespole.
- Praca: Po przypisaniu maila, wiadomość przestaje „wisieć” w poczekalni i trafia do osobistego Inboxa wybranego pracownika.
Dlaczego warto korzystać z tego folderu?
- Brak zagubionych wiadomości: Każdy mail trafia do folderu „Do przydzielenia”, dopóki nie zostanie podjęta decyzja, kto ma się nim zająć. Masz pewność, że żadna wiadomość nie zostanie zignorowana.
- Jasna odpowiedzialność: Folder pozwala uniknąć sytuacji, w której dwie osoby odpowiadają na ten sam e-mail, albo – co gorsza – nikt nie odpowiada, bo „myślał, że kolega się tym zajmie”.
- Porządek w głównym Inboxie: Jeśli masz bardzo dużą liczbę maili, folder ten pozwala „oczyścić” przestrzeń roboczą z wiadomości, które wymagają jeszcze decyzji o przydziale.
Wskazówka: Warto przyjąć zasadę „czystego folderu”. Starajcie się, aby w folderze „Do przydzielenia” na koniec dnia (lub przynajmniej raz na kilka godzin) nie zostawały żadne wiadomości. Jeśli jakiś mail tam zalega, to znak, że albo nikt nie przydzielił go do odpowiedniej osoby, albo temat wymaga głębszej analizy – warto wtedy podjąć szybką decyzję, by nie blokować przepływu pracy.