Użytkownicy nieaktywni: jak bezpiecznie zarządzać dostępem do systemu

Pracownik zmienia dział, odchodzi z firmy, a może udaje się na długi urlop? W każdej z tych sytuacji pojawia się pytanie: co zrobić z jego kontem w Sugesterze? Zamiast usuwać profil, co mogłoby doprowadzić do utraty cennych informacji, skorzystaj z funkcji dezaktywacji użytkownika.

Dlaczego lepiej wyłączyć niż usunąć?

Usunięcie konta użytkownika jest nieodwracalne i może zmazać ślady jego pracy – przypisane do niego zadania, wysłane maile czy wpisy w WorkInfo mogą stracić właściciela.
Status „Nieaktywny” to bezpieczny kompromis:

• Blokuje dostęp: Użytkownik nie może już zalogować się do systemu.
• Zachowuje historię: Wszystkie wykonane przez niego akcje, napisane maile czy utworzone zadania pozostają nienaruszone i przypisane do jego imienia.
• Daje możliwość powrotu: Jeśli pracownik wróci do zespołu, w każdej chwili możesz przywrócić mu status „Aktywny” – nie musisz tworzyć konta od nowa.

  Jak zmienić status użytkownika?

  Proces jest szybki i wykonasz go z poziomu listy użytkowników:

  1. Kliknij ikonę czterech kropek w górnym menu systemu.
  2. Przejdź do sekcji Konto, a następnie wybierz Użytkownicy.
  3. Na liście wszystkich użytkowników znajdź osobę, której chcesz zmienić uprawnienia.
  4. Kliknij w edycję profilu danego użytkownika (3 kropki lub nazwa użytkownika).
  5. W formularzu edycji znajdź pole Aktywny i odznacz checkbox.
  6. Kliknij Zapisz.
     Od tego momentu konto jest wyłączone, a użytkownik zostanie przeniesiony na listę Nieaktywnych, co ułatwia zarządzanie aktualnym składem zespołu.

     Jak odnaleźć nieaktywnych użytkowników?

Jeśli po czasie będziesz chciał sprawdzić listę osób, które miały kiedyś dostęp do systemu, lub planujesz kogoś reaktywować:

1. Przejdź do listy Użytkowników (4 kropki -> Konto -> Użytkownicy).
2. Kliknij ikonę trzech kropek obok przycisku „+” / „Zaproś”.
3. Z rozwijanego menu wybierz Nieaktywni.
   Pojawi się wtedy lista wszystkich byłych pracowników lub osób z zawieszonymi kontami.
   Ważna informacja dotycząca opłat: Pamiętaj, że zmiana statusu użytkownika na „Nieaktywny” blokuje dostęp do systemu, ale nie powoduje automatycznego wstrzymania naliczania opłat za tego usera. Użytkownik ze statusem „Nieaktywny” jest nadal liczony w planie abonamentowym. Jeśli chcesz przestać wnosić opłatę za dany profil, konieczne jest jego całkowite usunięcie z systemu.
   Wskazówka: Przegląd listy użytkowników „Aktywnych” raz na kwartał to doskonały nawyk. Pozwala upewnić się, że dostęp do firmowych danych mają tylko te osoby, które faktycznie powinny go posiadać. Jeśli na liście widzisz kogoś, kto nie pracuje już w Twoim zespole, zmień jego status na nieaktywny – to jeden z podstawowych kroków dbania o bezpieczeństwo danych w firmie!